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Making a European project work: SiSOB plenary meetings/ Reuniones plenarias de SISOB: una parte más en un Proyecto Europeo

May 28, 2012

Being part of a European project like SiSOB means helping to create a “virtual” workspace where researchers from different cultural backgrounds can collaborate and exchange ideas. There is no doubt that modern social media, not to mention good old-fashioned phones and emails, are of great help in cross-border communication. SiSOB researchers hold weekly Skype conferences,  exchange emails, and use different distribution lists  depending on the object of communication  (e.g. each work package has its own distribution list). When it comes to external communication, that is informing the general public about the project’s ongoing research, SiSOB has fully embraced the most popular social media; the project is actively present on Facebook and Twitter, and has its own blog where posts are published on a regular, weekly basis. When it comes to more traditional ways of sharing knowledge, every six months SiSOB publishes an online journal, SISOBserver, which reflects all the research activities carried out so far.

While the above-mentioned tools enable smooth and fast communication within the project, they cannot substitute periodic personal contact. Although most communication in SiSOB takes place via Internet, all SiSOB researchers make effort to meet face to face at least twice a year.

The first SiSOB meeting took place in January 2011 after almost a year of intensive work and preparations. It marked the official beginning of the project and provided an opportunity for the partners to meet each other, define their roles within the project, and plan their future work. Since SiSOB is coordinated by the University of Málaga, this easily-accessible Spanish city seemed like a natural location for the kick-off reunion.

The second official gathering was hosted by the partners from Hungary, MTA KSZI – the Hungarian Institute for Research Organization. Project researchers flew to Budapest at the end of May 2011 to discuss the conceptual model of the project, social aspects and new methods of measuring the impact of science on society, as well as define synergies and strategies to improve the flow of knowledge between partners.

In November 2011, the partners met again in Spain, this time in the capital of Andalucía, Seville. The reunion was organized and held by CICE: the Regional Ministry of Economy, Science and Innovation. The partners presented new advances and partial results of the project research; special emphasis was placed on the first web-accessible prototype of the SiSOB system for data extraction and processing.

Last week SiSOB researchers officially reunited for the fourth time at the plenary meeting hosted by the project coordinator, the University of Málaga. The agenda for the first day included a tutorial on the system prototype and its new functionalities, a presentation and discussion about visualization methods used for representing SiSOB results, as well as a debate on social indicators. SiSOB partners devoted the second and last day of the meeting to the topics of knowledge sharing, peer review, and issues related to coordination and dissemination of the project outcomes and knowledge products. The partners decided that the next plenary meeting would take place at the end of September 2012 in Duisburg, Germany.

Besides being an opportunity for live discussion and brainstorming, regular plenary meetings provide space for an intercultural exchange of knowledge, experience, and ways of conducting research. Therefore, it is no exaggeration to say that such events truly reflect the spirit of the common Europe; finding unity in diversity.

Martyna Bryla 

Ser parte de un proyecto europeo como SiSOB significa ayudar a crear un espacio “virtual” de trabajo, donde los investigadores de diferentes orígenes culturales pueden colaborar e intercambiar ideas. No hay duda de que los modernos medios de comunicación social, por no mencionar a los ya clásicos teléfonos y correos electrónicos, son de gran ayuda en la comunicación transfronteriza. Los investigadores de SiSOB se reúnen cada semana en  conferencias a través Skype, intercambian e-mails  y utilizan las diferentes listas de distribución en función del objetivo de la comunicación (por ejemplo, cada paquete de trabajo tiene su propia lista de distribución). Cuando se trata de la comunicación externa, para informar al público en general sobre la investigación en curso del proyecto, SiSOB ha respondido totalmente a los medios sociales más populares. El proyecto está activamente presente en Facebook y Twitter, y tiene su propio blog, donde los mensajes se publican en de manera regular cada semana. Además cuenta con una herramienta de comunicación más formal para el intercambio de conocimientos, cada seis meses SiSOB publica una revista en línea, SISOBserver, que refleja todas las actividades de investigación llevadas a cabo hasta el momento por los investigadores que participan en el proyecto.

Aunque las herramientas antes mencionadas permiten una comunicación fluida y rápida dentro del proyecto, es importante mantener y potenciar el contacto personal periódico entre todos los integrantes del grupo. A pesar de que  la mayoría de la comunicación en SiSOB se lleva a cabo a través de Internet, todos los investigadores SiSOB hacen un esfuerzo para encontrarse cara a cara por lo menos dos veces al año, en las reuniones plenarias.

La primera reunión de SiSOB tuvo lugar en enero de 2011, después de casi un año de intenso trabajo y preparativos. Esta reunión marcó el inicio oficial del proyecto y brindó la oportunidad de que los socios se encontraran, definir sus funciones dentro del proyecto y planificar su trabajo en el futuro. El encuentro fue coordinado por la Universidad de Málaga, ciudad que por su fácil acceso y comunicaciones se presentaba como el lugar natural para la reunión que daba el impulso de salida al proyecto.

La segunda reunión oficial fue organizada por los socios de Hungría, MTA KSZI: el Instituto Húngaro de la Organización de Investigación. Los investigadores del proyecto viajaron a Budapest a finales de mayo de 2012 para discutir el modelo conceptual del proyecto, los aspectos sociales y nuevos métodos para la medición del impacto de la ciencia en la sociedad, así como para definir las sinergias y estrategias que mejorasen el flujo de conocimiento entre los socios.

En noviembre de 2011, los socios se reunieron de nuevo en España, esta vez en la capital de Andalucía, Sevilla. La reunión fue organizada y coordinada por CICE: la Consejería de Economía, Ciencia e Innovación de la Junta de Andalucía. En esta ocasión, los socios presentaron los nuevos avances y resultados parciales del proyecto de investigación, poniendo especial énfasis en el primer prototipo de web accesible del sistema SiSOB para la extracción de datos y el procesamiento.

 

Este mismo mes, los investigadores de SiSOB se reunirán oficialmente por cuarta vez en la reunión plenaria organizada por el coordinador del proyecto, la Universidad de Málaga. El programa inicial incluye un tutorial en el prototipo del sistema y sus nuevas funcionalidades, así como la oportunidad de discutir asuntos relacionados con la coordinación y difusión de los resultados y productos de conocimiento del proyecto.

Durante la última semana se celebró la cuarta reunión plenaria organizada en esta ocasión por el coordinador del proyecto, la Universidad de Málaga. El orden del día la primera jornada incluyó un tutorial sobre el prototipo del sistema y sus nuevas funcionalidades, una presentación y discusión acerca de los métodos de visualización utilizados para representar los resultados de SiSOB, así como un debate sobre los indicadores sociales. La segunda jornada estuvo dedicada a los temas de intercambio de conocimientos, de revisión por pares, y las cuestiones relacionadas con la coordinación y difusión de los resultados de los proyectos y productos de conocimiento. Entre las conclusiones alcanzadas, los socios decidieron que la próxima reunión plenaria tendrá lugar a finales de septiembre de 2012 en Duisburg, Alemania.

Además de ser una oportunidad para el debate en vivo y lluvia de ideas, las sesiones plenarias periódicas proporcionan espacio para un intercambio cultural de conocimientos, experiencias y formas de llevar a cabo la investigación. Por lo tanto, no es exagerado decir que estos acontecimientos reflejan realmente el espíritu de la Unión Europea – la búsqueda de la homogeneidad en la heterogeneidad.

Martyna Bryla 

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